¿Tu PMO tiene marco de gobernanza?

Una de las preguntas que más recibo cuando asesoro o capacito a organizaciones en el diseño o fortalecimiento de su PMO es:

“¿Esto de la gobernanza es algo nuevo? ¿Es una moda reciente del PMI o salió recién con la Guía del PMBOK® Séptima Edición?”

La respuesta es simple: no es nuevo, y no es exclusivo del PMI.

Aunque ahora el tema tiene más protagonismo en algunos marcos, la gobernanza ha estado presente desde hace décadas en buenas prácticas internacionales y en marcos robustos como los promovidos por la APM (Association for Project Management), así como en múltiples instituciones.

¿Qué es exactamente la gobernanza?

"Gobernar es decidir, mientras que gestionar es ejecutar las decisiones tomadas".

La gobernanza define el marco dentro del cual se toman decisiones, se asignan responsabilidades, se establecen mecanismos de control y se garantiza que los objetivos se mantengan alineados con la estrategia de la organización.

Y esto aplica no solo a proyectos, sino a programas, portafolios y a la propia PMO.

Gobernanza de la PMO

• Establece el "quién" y "cuándo" de la PMO, definiendo los procesos de toma de decisiones, roles, responsabilidades y mecanismos de rendición de cuentas.

• Guía las operaciones de la PMO, manteniendo la coherencia en sus prácticas.

• Define las políticas, procedimientos y estándares que rigen las actividades diarias de la PMO

La gobernanza establece:

• Procesos de toma de decisiones.

• Roles.

• Responsabilidades.

• Mecanismos de rendición de cuentas.

La gobernanza define:

• Políticas.

• Procedimientos.

• Estándares.

• Que rigen las actividades diarias de la PMO.

Gobernanza de la PMO vs. Otros Tipos de Gobernanza

Gobernanza de la PMO vs.

• Gobernanza de portafolio

• Gobernanza de programas.

• Gobernanza de proyectos.

Comparativo: Niveles de Gobernanza en el ecosistema de proyectos

Comparativo Niveles de Gobernanza en el ecosistema de proyectos. Referencia Guía Práctica de PMOs.

Estructura de la Gobernanza de la PMO

Una estructura de gobernanza de PMO efectiva incluye:

• Roles y responsabilidades:

¿Quién hace qué dentro de la PMO y cómo interactúan con el resto de la organización?

• Líneas de reporte

¿A quién reporta la PMO dentro de la organización?

¿Cuáles son los canales y procesos establecidos para que la PMO informe sobre sus actividades, avances y problemas?

• Procesos de toma de decisiones

¿Qué decisiones pueden tomarse y a qué nivel dentro de la PMO?

¿Cuándo y cómo deben escalarse las decisiones a autoridades superiores?

¿Cómo se involucran los interesados en el proceso de toma de decisiones?

¿Cómo se registran y comunican las decisiones?

• Niveles de autonomía

¿Cuál es el nivel de autonomía de la PMO y cómo se toman decisiones en los distintos niveles?

• Rendición de cuentas

¿Cómo la PMO y sus miembros se hacen responsables de sus acciones y decisiones?

• Métricas de desempeño:

¿Cuáles son los indicadores clave de desempeño para medir la efectividad y eficiencia de la PMO?

• Cumplimiento:

¿Cómo se asegura que la PMO cumpla con las políticas organizacionales, los estándares de la industria y las directrices éticas?

• Gestión del cambio:

¿Cómo se proponen cambios en la forma en que la PMO realiza sus actividades?

¿Cómo se implementan cambios organizacionales de manera efectiva?

• Resolución de conflictos:

¿Cómo se gestionan disputas entre la PMO y otros interesados?

¿Cómo se pueden escalar estos conflictos y qué papel juegan terceros en su resolución?

• Mejora continua:

¿Cómo se implementan los mecanismos de retroalimentación para capturar y aplicar lecciones aprendidas?

¿Cómo evoluciona la gobernanza de la PMO a medida que la organización madura?

Revisión de la Gobernanza de la PMO

•La PMO aplica estrictas políticas y procedimientos de gobernanza que todos los proyectos y programas deben cumplir.

•Existen consecuencias claras para el incumplimiento, equilibradas con apoyo para la mejora continua.

•La implementación de la gobernanza de la PMO es un proceso continuo que requiere planificación, compromiso y adaptación.

•La revisión y refinamiento de la gobernanza garantizan que la PMO siga siendo práctica, relevante y valiosa.

¿Cómo funciona la gobernanza en la práctica?

Imagínate que la organización es una empresa de transporte con muchos vehículos:

• La alta dirección decide hacia qué país se dirige la flota.

• El portafolio elige qué ciudades visitar y cuántos vehículos asignar.

• El programa asegura que los vehículos lleguen de manera coordinada.

• El proyecto planifica cada ruta en detalle.

• Y la PMO es el centro de control que asegura que cada conductor siga las reglas, tenga el mapa correcto, y pueda reportar desviaciones.

Sin este sistema de gobernanza, todos podrían estar manejando… pero sin rumbo común.

Mitos comunes que escucho con frecuencia

1. “La gobernanza es solo para empresas grandes.” Falso. Las empresas más pequeñas también necesitan claridad en decisiones, sobre todo cuando hay pocos recursos y mucho en juego.

2. “La PMO debe encargarse de todo lo que no está definido.” Error. La PMO no debe asumir decisiones que le corresponden a los sponsors o comités. Su rol es facilitar, no reemplazar.

3. “Esto es nuevo, salió en la Guía del PMBOK® Séptima Edición.” No. La gobernanza existe desde mucho antes y está presente en estándares internacionales. No es una moda reciente.

4. “Esto es teórico, en obra o en campo no se aplica.” Todo lo contrario. En nuestra experiencia, una PMO sin gobernanza clara termina neutralizada, desdibujada o desmantelada con el primer cambio directivo.

¿Por qué es vital para tu PMO tener un marco de gobernanza?

Porque la gobernanza:

• Define su autoridad y límites de actuación

• Permite escalar decisiones y conflictos con claridad

• Establece cómo interactúa con los sponsors, jefes de proyecto y dirección

• Evita que se convierta en un “equipo operativo multitareas”

• Permite sostener el valor de la PMO más allá de las personas

¿Cuándo se diseña la gobernanza? ¿Y quién lo hace?

• ¿Cuándo?: En el diseño inicial de la PMO o en procesos de fortalecimiento/madurez.

• ¿Quién?: El equipo de la PMO junto con los líderes estratégicos, sponsors y áreas clave de decisión.

¿Qué debe contener un marco de gobernanza para la PMO o un proyecto?

• Definición de actores (Sponsor, PM, PMO, Comité)

• Flujos de escalamiento

• Tipos de decisiones (estratégicas, tácticas, operativas)

• Relación con los procesos de dirección

• Mecanismos de revisión, indicadores y gobernanza continua

¿Qué no debe contener?

• Ambigüedad en los roles

• Procesos sin responsables

• Comités que nunca se reúnen

• Reglas copiadas sin contextualización

• Exceso de burocracia que frena la agilidad

En nuestro curso de PMO, este tema no se pasa por alto

En mi curso especializado en PMO, te comparto dos formatos clave:

• Plantilla de gobernanza para la PMO

• Plantilla de gobernanza de proyectos, lista para contextualizar según el tipo y tamaño

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